Thuê Văn Phòng, Tòa Nhà Cần Lưu Ý Gì? Kinh Nghiệm Thuê Từ A–Z

Tìm được một văn phòng phù hợp không đơn giản là chọn nơi có giá thuê thấp. Vị trí, diện tích sử dụng, chỗ để xe, thang máy, thời gian làm việc, phí quản lý và khả năng mở rộng đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành của doanh nghiệp.

Vì vậy, trước khi quyết định thuê văn phòng, tòa nhà, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu thực tế và tổng ngân sách có thể chi trả mỗi tháng.

Nếu đang tìm mặt bằng, bạn có thể tham khảo danh sách cho thuê văn phòng, tòa nhà trên Diaoc123 để lựa chọn theo khu vực, mức giá và diện tích phù hợp.

Thuê Văn Phòng, Tòa Nhà Cần Quan Tâm Gì? Kinh Nghiệm Chọn Mặt Bằng Phù Hợp Doanh Nghiệp

Nên thuê văn phòng hay thuê nguyên tòa nhà?

Hai loại hình này phục vụ những nhu cầu tương đối khác nhau.

Thuê văn phòng theo diện tích

Đây là phương án phù hợp với doanh nghiệp chỉ cần một phần diện tích trong một tòa nhà.

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể tìm:

• Văn phòng diện tích nhỏ
• Văn phòng truyền thống
• Văn phòng có sẵn nội thất
• Văn phòng nguyên sàn
• Văn phòng chia sẻ
• Không gian làm việc linh hoạt
• Văn phòng trong cao ốc

Ưu điểm là doanh nghiệp có thể lựa chọn diện tích sát với số lượng nhân sự, hạn chế phải trả tiền cho phần không gian chưa sử dụng.

Thuê nguyên tòa nhà

Tòa nhà cho thuê nguyên căn phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc cần chủ động bố trí nhiều phòng ban.

Không gian có thể được phân chia thành khu tiếp khách, phòng họp, khu làm việc, phòng lãnh đạo, khu đào tạo hoặc các bộ phận chức năng.

Thuê nguyên tòa cũng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc xây dựng nhận diện doanh nghiệp, nhưng tổng chi phí thường lớn hơn và người thuê cần xem xét kỹ điều kiện vận hành của toàn bộ công trình.

7 tiêu chí nên kiểm tra trước khi thuê văn phòng

1. Vị trí văn phòng

Vị trí nên được xem xét dựa trên hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Một công ty thường xuyên gặp khách hàng có thể ưu tiên khu trung tâm hoặc các tuyến đường dễ nhận diện. Trong khi đó, doanh nghiệp không phụ thuộc nhiều vào vị trí giao dịch có thể lựa chọn khu vực xa trung tâm hơn để cân đối ngân sách.

Nên kiểm tra:

• Khả năng kết nối giao thông
• Khoảng cách đến khách hàng và đối tác
• Mật độ giao thông giờ cao điểm
• Chỗ đậu ô tô, xe máy
• Khả năng nhận diện tòa nhà
• Các tiện ích xung quanh

Không nhất thiết văn phòng trung tâm luôn là lựa chọn tốt nhất. Quan trọng là vị trí phù hợp với mô hình hoạt động.

2. Diện tích sử dụng thực tế

Doanh nghiệp nên xác định số lượng nhân viên hiện tại và kế hoạch phát triển trong thời gian thuê.

Ví dụ, nếu công ty đang có 20 nhân viên nhưng dự kiến tuyển thêm trong 1–2 năm tới, việc thuê diện tích vừa đủ cho hiện tại có thể khiến doanh nghiệp phải chuyển văn phòng sớm.

Ngoài khu vực đặt bàn làm việc, cần tính đến diện tích dành cho:

phòng họp, khu tiếp khách, pantry, phòng quản lý, kho hồ sơ và không gian giao thông nội bộ.

Đối với diện tích lớn, nên yêu cầu bên cho thuê giải thích rõ cách tính diện tích thuê và diện tích sử dụng thực tế.

3. Giá thuê và tổng chi phí mỗi tháng

Một lỗi khá phổ biến là chỉ nhìn vào giá thuê văn phòng.

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể phải thanh toán thêm:

• Phí quản lý
• Điện
• Nước
• Phí điều hòa
• Phí làm việc ngoài giờ
• Phí gửi xe
• Internet
• Chi phí vệ sinh
• Thuế theo thỏa thuận
• Chi phí thi công nội thất

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, nên lập một bảng tổng chi phí dự kiến hàng tháng.

Một văn phòng có giá thuê ban đầu thấp chưa chắc có tổng chi phí sử dụng thấp hơn.

4. Thang máy và chỗ để xe

Đây là hai yếu tố dễ bị bỏ qua khi đi xem văn phòng.

Đối với tòa nhà có nhiều tầng, cần kiểm tra số lượng và tải trọng thang máy, đặc biệt vào thời điểm đầu giờ sáng, giờ nghỉ trưa và cuối ngày.

Chỗ để xe cũng cần được xác định cụ thể.

Doanh nghiệp có nhiều nhân sự nên hỏi rõ:

Có bao nhiêu chỗ xe máy? Có chỗ ô tô không? Giá gửi xe bao nhiêu? Khách đến giao dịch gửi xe ở đâu?

Những vấn đề tưởng nhỏ này có thể ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm làm việc hàng ngày.

5. Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà

Khi xem văn phòng, đừng chỉ quan sát phần nội thất.

Hãy kiểm tra thêm:

• Điều hòa
• Hệ thống điện
• Máy phát điện dự phòng
• Internet
• Phòng cháy chữa cháy
• Camera
• Bảo vệ
• Thang máy
• Nhà vệ sinh
• Hệ thống cấp thoát nước

Với doanh nghiệp sử dụng nhiều thiết bị điện hoặc hệ thống máy chủ, khả năng cung cấp điện và phương án dự phòng càng cần được quan tâm.

6. Khả năng cải tạo và làm bảng hiệu

Không phải tòa nhà nào cũng cho phép doanh nghiệp tự do cải tạo.

Trước khi ký hợp đồng cần trao đổi rõ những vấn đề như:

Có được chia phòng không?

Có được thay đổi trần, sàn hoặc hệ thống điện không?

Có được đặt bảng hiệu bên ngoài tòa nhà không?

Thời gian thi công được quy định thế nào?

Nếu cần đầu tư nhiều vào nội thất, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc thời hạn thuê đủ dài để phân bổ chi phí hợp lý.

7. Điều khoản hợp đồng

Hợp đồng là phần cần đọc kỹ nhất.

Một số nội dung nên kiểm tra gồm:

• Thời hạn thuê
• Tiền đặt cọc
• Phương thức thanh toán
• Thời điểm bàn giao
• Điều kiện tăng giá
• Thời gian miễn phí thi công
• Trách nhiệm sửa chữa
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng
• Hoàn trả tiền đặt cọc
• Các khoản phí phát sinh

Nếu có điều khoản chưa rõ, nên yêu cầu giải thích hoặc điều chỉnh trước khi ký.

Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến

Thị trường hiện có nhiều lựa chọn hơn mô hình văn phòng truyền thống.

Văn phòng nhỏ

Phù hợp doanh nghiệp mới thành lập, nhóm kinh doanh nhỏ hoặc công ty ít nhân sự.

Lợi thế chính là dễ kiểm soát ngân sách và không phải thuê quá nhiều diện tích.

Văn phòng nguyên sàn

Doanh nghiệp thuê toàn bộ một tầng trong tòa nhà.

Loại hình này tạo không gian riêng tư hơn và thuận tiện khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban.

Văn phòng có sẵn nội thất

Một số mặt bằng đã được bố trí bàn ghế, phòng họp hoặc hệ thống điện mạng.

Người thuê có thể tiết kiệm thời gian chuẩn bị, nhưng cần kiểm tra xem thiết kế hiện hữu có phù hợp với nhu cầu hay không.

Nhà phố làm văn phòng

Nhà phố có thể phù hợp với công ty cần không gian độc lập, bảng hiệu riêng hoặc vừa làm văn phòng vừa kết hợp hoạt động kinh doanh.

Cần kiểm tra mục đích sử dụng phù hợp, khả năng đậu xe và các quy định liên quan trước khi thuê.

Tòa nhà cho thuê nguyên căn

Đây là lựa chọn dành cho doanh nghiệp cần diện tích lớn và muốn quản lý không gian tương đối độc lập.

Khi thuê nguyên tòa, ngoài giá thuê cần đặc biệt quan tâm tới chi phí vận hành, bảo trì, thang máy, hệ thống kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy.

Cách tìm văn phòng nhanh hơn trên Diaoc123

Thay vì xem từng tin rao không phù hợp, người thuê nên xác định trước ba yếu tố:

Khu vực + ngân sách + diện tích.

Ví dụ:

Cần thuê văn phòng tại TP.HCM – diện tích 100–200m² – ngân sách dưới 40 triệu đồng/tháng.

Khi nhu cầu được xác định cụ thể, quá trình lọc sản phẩm sẽ nhanh hơn.

Tại Diaoc123, chuyên mục văn phòng, tòa nhà cho thuê cho phép người dùng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí về khu vực, mức giá và diện tích.

Người thuê có thể so sánh nhiều tin trước khi liên hệ để xem mặt bằng thực tế.

Chủ tòa nhà, chủ văn phòng cần tìm khách thuê nên làm gì?

Ở chiều ngược lại, chủ sở hữu văn phòng hoặc tòa nhà cũng cần chuẩn bị thông tin đầy đủ nếu muốn tin đăng dễ tiếp cận khách thuê phù hợp.

Một tin cho thuê nên thể hiện:

• Địa chỉ hoặc khu vực
• Diện tích cho thuê
• Diện tích mỗi sàn
• Kết cấu tòa nhà
• Số lượng thang máy
• Chỗ để xe
• Hệ thống điều hòa
• PCCC
• Tình trạng nội thất
• Giá thuê
• Phí quản lý
• Điều kiện đặt cọc
• Thời gian bàn giao

Hình ảnh nên sử dụng ảnh thật, rõ mặt tiền, khu vực làm việc, sảnh, thang máy và không gian bên trong.

Đăng tin cho thuê văn phòng, tòa nhà tại Diaoc123

Nếu bạn đang có văn phòng, sàn thương mại hoặc tòa nhà cần cho thuê, có thể đăng thông tin lên Diaoc123 để tăng thêm kênh tiếp cận người đang tìm mặt bằng.

Diaoc123 hỗ trợ nhiều nhóm bất động sản cho thuê như văn phòng, tòa nhà, căn hộ, nhà riêng, nhà mặt tiền, biệt thự, phòng trọ, cửa hàng và kho xưởng.

➡️ Xem tin và đăng bất động sản tại: Cho thuê văn phòng, toà nhà giá rẻ

Kinh nghiệm cuối cùng trước khi ký hợp đồng

Đừng quyết định thuê chỉ dựa vào hình ảnh trên mạng.

Sau khi chọn được một vài văn phòng phù hợp, doanh nghiệp nên đến xem trực tiếp vào giờ làm việc để đánh giá giao thông, thang máy, tiếng ồn, chỗ để xe và hoạt động thực tế của tòa nhà.

Sau đó hãy so sánh tổng chi phí sử dụng, không chỉ so sánh đơn giá thuê.

Một văn phòng phù hợp là nơi cân bằng được vị trí – diện tích – ngân sách – tiện ích – điều kiện hợp đồng – khả năng phát triển của doanh nghiệp.

Nếu đang bắt đầu tìm kiếm, bạn có thể tham khảo các tin cho thuê văn phòng, tòa nhà tại Diaoc123 và lọc theo nhu cầu trước khi liên hệ chủ tin.

Diaoc123.com.vn – Kênh đăng tin mua bán và cho thuê bất động sản.